Microsoft 365: Den Datenstandort wählen, die Frist ist der 14. Dezember

Am 14. September hat Microsoft im Admin-Center eine Einstellung eingeführt, die meisten Admins nicht bemerkt haben. Sie heißt Store Microsoft 365 customer data in-country, steht standardmäßig auf deaktiviert und betrifft die Ablage der Kundendaten bei Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams und Copilot. Bis zum 14. Dezember 2026 hat jeder betroffene Tenant Zeit umzuschalten. Bleibt der Schalter aus, darf Microsoft die Daten ab Mitte Dezember aus den Landesgrenzen in regionale Speicher innerhalb der EU-Datengrenzen verschieben.

Wortmarke von Microsoft — Die Änderung steckt im nicht öffentlich einsehbaren Message-Center-Eintrag MC1470878. Der Eintrag selbst ist ohne Tenant-Zugang nicht abrufbar, dokumentiert ist er über den Admin-Center-Hinweis, über heise und über BornCity. (Quelle: Datei via Wikimedia Commons)

Was genau sich ändert

heise beschreibt die Änderung anhand des Message-Center-Eintrags MC1470878 vom 11. September 2026. Die Einstellung gilt für berechtigte kommerzielle Tenants in Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden und der Schweiz. Aktiviert sie, bleiben die Kundendaten in den Landesgrenzen. Deaktiviert, was der Auslieferungszustand ist, können sie innerhalb der EU-Datengrenzen liegen. Die betroffenen Dienste sind Copilot und Copilot Chat, Exchange Online, OneDrive, Teams und SharePoint.

Der Weg zur Einstellung: Admin-Center, Einstellungen, Organisations-Einstellungen, Organisationsprofil, Datenstandort, Verpflichtungen. Das ist dasselbe Fenster, in dem die Data-Location-Karte die gespeicherte Region je Dienst anzeigt.

Der Zweck ist laut Microsoft die Lastverteilung, nicht die Compliance. Privatsphäre, Sicherheit, Verschlüsselung und die EU-Datengrenzen selbst bleiben unverändert, die Daten verlassen die EU nicht. Die Datenschutzaufsicht Nordrhein-Westfalen, auf die sich heise bezieht, verortet Drittländer nach Artikel 44 DSGVO außerhalb der EU. Solange die Daten in der EU bleiben, ist die Antwort aus deren Sicht eindeutig.

Warum es trotzdem eine Entscheidung ist

Datenschutz ist nur die halbe Rechnung. Viele Betriebe haben ihren Kunden, ihren Prüfern oder internen Richtlinien zugesichert, dass bestimmte Daten im eigenen Land liegen. Diese Zusagen gelten dem Speicherort, nicht dem Rechtsraum. Wenn ab Dezember Exchange-Postfächer oder SharePoint-Sites physisch im Nachbarland liegen, muss das niemandem auffallen, es verletzt aber jede Zusage, die das Wort Landesgrenze enthält. Vor einer Auditanfrage im Frühjahr 2027 sollte die Antwort lauten können: entschieden im September, nicht: nie gesehen.

Die drei Fallen an dieser Geschichte

Erstens ist es ein Opt-out. Wer nichts tut, hat bereits entschieden, und zwar gegen die Landesgrenzen. Microsoft inszeniert die Wahl als Komfort, die Voreinstellung arbeitet für Microsoft.

Zweitens ist die Information nicht öffentlich. Der Eintrag MC1470878 läuft über das Message Center und ist ohne Tenant-Zugang nicht einsehbar. BornCity meldet am 24. September, dass ihm die Mitteilung selbst nicht vorliegt und dass Leser die Option im Admin-Center zwar sehen, dort aber ausgegraut. Ein Schalter, den es gibt, den man aber nicht erreichen kann, ist keine Einwilligung. Wer das betrifft, sollte den Tenant-Support schriftlich fragen und die Antwort aufbewahren.

Drittens ist der Rückweg langsam. Nach dem Auszug, den ein Leser BornCity aus der Mitteilung zitiert, muss wer die Deadline verpasst und später aktiviert, mit bis zu sechs Monaten Rückmigration rechnen. Die Entscheidung ist also nicht beliebig lange aufschiebbar.

Die dritte Zeile ist die eigentliche Arbeit. Alles andere ist Dokumentation. (Quelle: MC1470878 laut heise online und BornCity, Stand 24.09.2026)

Österreich fehlt auf der Liste

Österreichische Tenants betrifft die Meldung von Microsoft nicht, das Land steht nicht auf der Liste. Zwei Gründe, warum die Meldung für uns hier trotzdem auf dem Tisch lag. Viele österreichische Unternehmen betreiben ihre Tenants seit Jahren mit deklariertem Standort Deutschland, über deutsche Provider oder bei Gründung durch eine deutsche Tochter. Dann sind Sie ein deutscher Tenant und betroffen. Und die Data-Location-Karte zeigt österreichischen Tenants, welcher Speicherort je Dienst tatsächlich zugesagt ist, inklusive dem Hinweis, dass manche Daten seit jeher innerhalb der EU verteilt liegen dürfen. Wer das für seinen Tenant nicht in zwei Minuten nachsehen kann, kennt seine eigene Datenablage nicht. Das wäre das eigentliche Problem, unabhängig von Microsofts Termin.

Zu tun bleibt für jeden Tenant dasselbe: Tenant-Land und Commitments aus der Data-Location-Karte ablesen, entscheiden ob die Landesgrenze eine Zusagen- oder eine Preisfrage ist, den Schalter stellen oder bewusst lassen, die Entscheidung samt Screenshot im Compliance-Ordner ablegen. Für betroffene Verwalter ist das ein Zwanzig-Minuten-Termin vor Weihnachten. Wer ihn verpasst, verhandelt im Februar über eine Rückmigration von bis zu sechs Monaten.

Weiterführende Quellen

Fragen?

Muss ich vor dem 14. Dezember etwas tun?+

Wenn Ihr kommerzieller Tenant in Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden oder der Schweiz läuft und die Daten in den Landesgrenzen bleiben sollen: ja. Die Option Store Microsoft 365 customer data in-country ist standardmäßig deaktiviert, ohne Änderung darf Microsoft die Daten ab Mitte Dezember innerhalb der EU-Datengrenzen verschieben.

Ist das ein Datenschutzproblem?+

Nach Einschätzung der von heise zitierten Datenschutzaufsicht nicht. Die Daten bleiben innerhalb der EU-Datengrenzen, ein Drittlandtransfer im Sinne von Artikel 44 DSGVO liegt nicht vor. relevant wird die Frage für interne Richtlinien, Kundenverträge und Zusageketten, die eine Lagerung im eigenen Land vorsehen.

Gilt das auch für österreichische Tenants?+

Microsoft nennt nur Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden und die Schweiz. Für österreichische Tenants gibt es diesen Schalter laut Message-Center-Auszug nicht. Was für Ihren Tenant tatsächlich gilt, steht im Admin-Center unter Einstellungen, Organisationsprofil, Datenstandort.