senn-techPDF-Workflows: Eingangsrechnungen automatisch ins ERP
Eingangsrechnungen manuell zu erfassen ist das Äquivalent zum Fensterkurbeln beim Auto — es geht, aber es gibt keinen Grund mehr, es zu tun. Mit OCR, einem lokalen LLM und einem kurzen n8n-Workflow läuft das von allein.
Die Pipeline
E-Mail-Eingang → Paperless-ngx → OCR & Klassifikation → n8n → ERP-Buchung
- E-Mail-Eingang: Lieferanten schicken PDF-Rechnungen an
rechnung@unternehmen.at. NoSpamProxy filtert vor, der Mailserver leitet sie an einen Paperless-ngx-Konsumordner weiter. - Paperless-ngx: Liest die PDF, OCR-erkennt den Text, klassifiziert Dokumenttyp und Lieferant, extrahiert Schlüsseldaten — Betrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer.
- n8n-Workflow: Holt die extrahierten Daten via Paperless-API ab, validiert sie gegen den Winline-Kundenstamm, bucht die Rechnung in die Fibu.
- Archiv: Das Original-PDF bleibt in Paperless, revisionssicher, suchbar.
Warum on-prem?
Rechnungen enthalten sensible Informationen: Preise, Konditionen, Lieferantenbeziehungen. Das an einen Cloud-OCR-Dienst zu schicken ist datenschutzrechtlich heikel — und unter NIS2 im Zweifel meldepflichtig.
Paperless-ngx läuft als Docker-Container auf eigener Infrastruktur. Das LLM für unstrukturierte Abweichungen (abweichende Rechnungsformate, Sonderfälle) läuft lokal auf der GPU — die Daten verlassen das Haus nicht.
Das lokale LLM als Fallback-Classifier
Standardrechnungen erkennt Paperless-ngx mit trainierter Klassifikation zuverlässig. Für Sonderformate, ausländische Rechnungen und Freitext-Korrekturen springt ein lokales LLM ein:
Extrahiere aus folgendem Rechnungstext:
- Rechnungsdatum (YYYY-MM-DD)
- Nettobetrag (numerisch)
- Rechnungsnummer
- Lieferant (Name wie im ERP hinterlegt)
Das läuft über die vLLM-API on-prem — keine Daten an OpenAI, keine Compliance-Frage.
Was noch nicht automatisch geht
Die Freigabe. Sachliche Prüfung — „wurde die Ware wirklich geliefert?" — braucht einen Menschen. Aber der Mensch findet eine vorklassifizierte Rechnung mit allen Daten im ERP vor und klickt nur noch „Freigabe" — statt 10 Minuten abzutippen.
Fazit
PDF-Workflows sind die niedrig hängende Frucht der ERP-Automatisierung. Der Return-on-Invest liegt bei jedem KMU mit mehr als 50 Eingangsrechnungen im Monat unter einem Jahr — vorausgesetzt, man macht es on-prem.
Ab wann lohnt sich eine automatisierte PDF-Rechnungs-Pipeline für uns?+
Ab etwa 50 Eingangsrechnungen im Monat liegt der Return-on-Invest erfahrungsgemäss unter einem Jahr. Die Pipeline aus Paperless-ngx, n8n und einem lokalen LLM übernimmt das Abtippen, klassifiziert Lieferant und Betrag und bucht die Rechnung ins ERP. Wer darunter liegt, profitiert weniger; darüber macht die Automatisierung den Einkauf messbar schneller und entlastet die Buchhaltung spürbar.
Warum darf das nicht in der Cloud laufen, sondern muss on-prem sein?+
Rechnungen enthalten Preise, Konditionen und Lieferantenbeziehungen — sensible Informationen, deren Versendung an einen Cloud-OCR-Dienst datenschutzrechtlich heikel ist und unter NIS2 im Zweifel meldepflichtig wird. Paperless-ngx läuft als Docker-Container auf eigener Infrastruktur, das LLM für Sonderformate lokal auf der GPU. So verlassen die Daten das Haus nicht, und die Compliance-Frage entfällt.
Was geht noch nicht automatisch und braucht weiterhin einen Menschen?+
Die sachliche Freigabe. Die Prüfung, ob die Ware wirklich geliefert wurde, braucht weiterhin einen Menschen. Dieser findet aber eine vorklassifizierte Rechnung mit allen Daten im ERP vor und klickt nur noch auf Freigabe, statt zehn Minuten abzutippen. Das lokale LLM fängt als Fallback-Classifier zudem ausländische Rechnungen und abweichende Formate ab, die Paperless-ngx allein nicht sicher erkennt.